Bàn về thực hiện số hóa hồ sơ vụ án hính sự

Việc số hóa hồ sơ vụ án hình sự đã và đang đem lại những lợi ích thiết thực, giúp khai thác và tra cứu tài liệu nhanh chóng, phục vụ hiệu quả cho hoạt động tranh tụng của Kiểm sát viên tại phiên tòa. Tuy nhiên, việc thực hiện số hóa hồ sơ vụ án hình sự cũng gặp không ít khó khan, cần có sự hướng dẫn và phối hợp thống nhất giữa các ngành.
1. Những lợi ích của việc số hoá hồ sơ vụ án hình sự
Khi thực hiện số hóa hồ sơ sẽ không phải in ấn, chuyển hoá các chứng cứ điện từ thành giấy tờ, từ đó giảm bớt chi phí (như các file ghi âm, file video, hình ảnh…);
Thuận lợi cho việc lưu trữ, tiết kiện diện tích lưu trữ và chi phí lưu trữ, sẽ không giảm về mặt vật lý, hoá học của tài liệu gốc theo thời gian (để nhiều năm không lo mối mọt, mục nát, biến đổi, hỏng tài liệu, cháy nổ, hoả hoạn…);
Thuận tiện cho việc truy xuất dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, việc tìm kiếm tài liệu với những hồ sơ hàng ngàn, vài chục ngàn, trăm ngàn bút lục trở nên rất dễ dàng, ngay tức thì (mà đối với hồ sơ giấy tốn rất nhiều thời gian, khó tìm kiếm). Nếu áp dụng ngay từ giai đoạn xử lý nguồn tin về tội phạm, điều tra thì thuận tiện cho các Điều tra viên, Kiểm sát viên mang theo khi đi làm việc với người bị tố giác, bị can, người liên quan, nhân chứng ở xa, tránh việc thất lạc;
Thuận tiện cho việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan tiến hành tố tụng, giữa cấp dưới và cấp trên khi thỉnh thị nghiệp vụ và cung cấp cho người bào chữa, những người tham gia vụ án được quyền sao chụp tài liệu (không phải mất công phô tô tài liệu); linh hoạt trong việc chuyển đổi qua lại giữa các dạng tài liệu số khác; đối với những vụ án lớn, cần phải chuyển tài liệu trước cho Kiểm sát viên, Thẩm phán nghiên cứu.
Thuận tiện cho việc báo cáo án, cho Lãnh đạo nghiên cứu hồ sơ vụ án, chỉ đạo điều hành mà không phải mang hồ sơ chuyển giao qua lại dễ gây thất thoát tài liệu (những hồ sơ hàng vài chục ngàn bút lục thì việc cung cấp, chuyển giao hồ sơ rất khó thực hiện).
Gọn nhẹ và phục vụ tối đa cho hoạt động tranh tụng tại Tòa bảo đảm khách quan, chính xác và thuyết phục cao.
Thuận lợi cho việc sắp xếp các tài liệu chứng cứ buộc tội và gỡ tội đối với từng bị can, bị cáo (có thể tạo ra từng thư mục riêng về chứng cứ buộc tội và gỡ tội với từng bị can, bị cáo để thuận tiện việc truy xuất, nghiên cứu, báo cáo và theo dõi, tranh tụng, lên Kết luận điều tra, Cáo trạng, Luận tội, ra Bản án…).
2. Những khó khăn, vướng mắc khi thực hiện số hoá hồ sơ vụ án hình sự.
 Hiện nay chưa có thông tư liên ngành giữa Bộ công an, Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Toà án nhân dân tối cao về việc số hoá hồ sơ hình sự, mới chỉ có ngành Kiểm sát áp dụng nên chưa khai thác hết hiệu quả của việc số hoá hồ sơ. Mặt khác việc số hoá mới chỉ thực hiện ở giai đoạn truy tố, phục vụ cho việc truy tố và tranh tụng tại phiên toà; chưa có các quy định, hướng dẫn về việc bảo mật tài liệu số hoá, dẫn tới có nguy cơ cao về lộ lọt, thất thoát thông tin khi lưu trữ, quản lý, chuyển giao tài liệu; việc quy định tài liệu số hoá phải lưu trên thiết bị không kết nối mạng, nhưng máy tính xách tay của Kiểm sát viên là thiết bị dùng cho mọi hoạt động nên rất cần phải kết nối mạng internet như: truy tìm văn bản, tìm kiếm thông tin trên mạng, nhận văn bản qua hệ thống Ioffice, … phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ cũng như trang tụng, truy tố, xét xử.
Cơ quan điều tra hiện nay chưa có quy định về số hoá nên việc số hoá phải thực hiện toàn bộ tại Viện kiểm sát dẫn đến mất khá nhiều thời gian của Kiểm sát viên.
Việc số hoá, sử dụng, tìm kiếm tài liệu đòi hỏi cán bộ phải có kiến thức tin học như: các chức năng của Word, Ecxel và việc điều chỉnh, sử dụng máy chiếu, kết nối các thiết bị máy tính xách tay với màn hình, máy chiếu, thao tác với các phần mềm chuyên dụng, các thao tác khi các thiết bị gặp trục trặc kỹ thuật ngay tại phiên toà. Với mặt bằng kiến thức tin học chung hiện nay cần phải được tập huấn, đào tạo thêm nhiều mới đáp ứng được yêu cầu.
 Hội trường Toà án chưa có thiết bị phục vụ trình chiếu, nên Kiểm sát viên phải chuẩn bị (bước đầu thử nghiệm thì có bộ phận công nghệ thông tin chuẩn bị, nhưng về lâu dài thì Kiểm sát viên phải tự xoay sở), việc chuẩn bị này mất nhiều thời gian, công sức, phương tiện vận chuyển…; Việc bảo quản các thiết bị này tại toà còn nhiều khó khăn với các phiên toà kéo dài qua buổi, qua ngày.
Việc trình chiếu này đòi hỏi phải có ít nhất 02 màn hình thì mới thuận tiện cho Kiểm sát viên, Hội đồng xét xử và Luật sư, bị cáo, người tham gia phiên toà theo dõi. Tuy nhiên hiện các đơn vị chưa có đủ.
Nếu phiên toà có 01 Kiểm sát viên tham gia xét xử thì việc vừa ghi chép bút ký phiên toà, theo dõi ý kiến tranh tụng của các bên, rồi truy xuất dữ liệu để trình chiếu, chuẩn bị nội dung để tranh luận là rất khó, vì bị phân tâm.
Việc công bố tài liệu, chứng cứ tại phiên toà lại phải tuân theo các quy định tại các Điều 308, 312, 315 của BLTTHS, như: Nếu người được xét hỏi có mặt tại phiên tòa thì Hội đồng xét xử, Kiểm sát viên không được công bố lời khai của họ trong giai đoạn điều tra, truy tố. Chỉ được công bố những lời khai trong giai đoạn điều tra, truy tố khi thuộc một trong các trường hợp: Lời khai của người được xét hỏi tại phiên tòa mâu thuẫn với lời khai của họ trong giai đoạn điều tra, truy tố; Người được xét hỏi không khai tại phiên tòa hoặc không nhớ những lời khai của mình trong giai đoạn điều tra, truy tố; Người được xét hỏi đề nghị công bố lời khai của họ trong giai đoạn điều tra, truy tố; Người được xét hỏi vắng mặt hoặc đã chết. Trường hợp đặc biệt cần giữ bí mật nhà nước, giữ gìn thuần phong mỹ tục của dân tộc, giữ bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh, bí mật đời tư của cá nhân, bí mật gia đình theo yêu cầu của người tham gia tố tụng hoặc tự xét thấy cần thiết thì Hội đồng xét xử không công bố tài liệu có trong hồ sơ vụ án, Không phải tài liệu nào cũng được công bố, trình chiếu nên thực tế tại phiên toà gần như việc công bố các chứng cứ, tài liệu, lời khai ít được thực hiện- tức là việc khai thác, sử dụng dữ liệu số hoá còn rất thấp, thậm chí không dùng tới nếu vụ án không có bị cáo phản cung, không có nhiều chứng cứ vật chất như các giấy tờ tài liệu, các file ghi âm, video, hình ảnh…Vấn đề đặt ra là việc sử dụng dữ liệu số hoá chỉ thực sự phát huy hiệu quả tại phiên toà với vụ án lớn, có nhiều bị cáo, thực hiện rất nhiều vụ án, có nhiều bị cáo phản cung, chối tội, có rất nhiều chứng cứ vật chất,…
Nếu vụ án có bị cáo phản cung mà ít chứng cứ vật chất, chủ yếu dựa vào lời khai của các đồng phạm, thì việc trình chiếu lời khai cũng không phù hợp quy định của Bộ luật Tố tụng hình sự, vì các bị cáo khác đang có mặt tại phiên toà thì không được công bố lời khai của họ, bị cáo đã phản cung, cho rằng bị ép cung, thì việc công bố lời khai của chính bị cáo đó tại phiên toà không có giá trị để chứng minh hành vi phạm tội của bị cáo đó; hoặc các hồ sơ không quá nhiều tài liệu thì việc sử dụng tài liệu số hoá phục vụ cho việc truy xuất nhanh tài liệu chứng cứ tại Toà phục vụ cho tranh tụng chưa đem lại hiệu quả. Do vậy, trong trường hợp không có nhiều chứng cứ vật chất, tài liệu không quá nhiều, ít bị cáo… thì việc sử dụng tài liệu số hoá cho tranh tụng tại phiên toà không có nhiều tác dụng.
3. Một số đề xuất, kiến nghị
Qua nghiên cứu, áp dụng thực tế, chúng tôi nhận thấy rằng, việc triển khai, áp dụng việc số hoá hồ sơ vụ án hình tại Viện kiểm sát các cấp có thể áp dụng và thực hiện được ngay. Tuy nhiên với các điều kiện thực tế hiện nay như: Các quy định pháp lý, quy định về sự bảo mật, sự phối hợp liên ngành, các điều kiện vật chất của các Ngành thì việc số hoá hồ sơ chưa thực sự phát huy hết hiệu quả, chỉ phát huy hiệu quả đối với các vụ án lớn, có nhiều tình tiết phức tạp, có bị can, bị cáo phản cung, hoặc cần phải báo cáo, thỉnh thị cấp trên. Còn đối với các vụ án thông thường hiện mới mang tính thử nghiệm để rút ra những kinh nghiệm thực tiễn và là biện pháp để buộc các cán bộ Kiểm sát viên trong ngành Kiểm sát nhân dân phải nâng cao nhận thức, kiến thức về công nghệ thông tin, số hoá hồ sơ. Mặt khác việc số hoá hồ sơ do chưa đồng bộ giữa các Ngành nên hiện đang làm tăng thêm khối lượng công việc cho các cán bộ của ngành Kiểm sát.
Tuy nhiên, với những lợi ích, hiệu quả mà số hoá hồ sơ mang lại, và trước sự phát triển của công nghệ thông tin của xã hội đòi hỏi hướng tới Chính phủ điện tử thì cần thiết phải thực hiện việc số hoá hồ sơ, tuy nhiên căn cứ vào tình hình thực tế hiện nay chúng tôi đề xuất quy định việc số hoá hồ sơ trước mắt chỉ áp dụng với những vụ phức tạp, vụ án lớn và nên đặt chỉ tiêu việc số hoá với từng cán bộ, Kiểm tra viên, Kiểm sát viên để nhằm nâng cao nhận thức, kiến thức, kinh nghiệm cho cán bộ của Ngành. Đến khi có đầy đủ các quy định pháp lý, có sự phối hợp thống nhất giữa các Ngành và đảm bảo về điều kiện vật chất, con người thì mới áp dụng số hoá  với 100% hồ sơ vụ án hình sự.
Cùng với đó, liên ngành tư pháp trung ương cần sớm có văn bản hướng dẫn liên ngành về quy trình số hoá, bảo mật, lưu trữ, khai thác, chia sẻ, sử dụng tài liệu số hoá, cũng như cung cấp trang thiết bị, phương tiện, tài chính cho việc số hoá. Bảo đảm việc số hoá áp dụng đồng bộ trong các cơ quan tiến hành tố tụng.

Tác giả bài viết: Phan Văn Phong- Phó Viện trưởng VKSND tỉnh Bình Phước Phạm Xuân Minh- Trưởng Phòng 3 VKSND tỉnh Bình Phước

Nguồn tin: Tạp chí Kiểm sát số 16/2019